En ce début d’année, l’entretien annuel d’évaluation approche. Source de stress pour certains ou attendu avec impatience pour d’autres, il est nécessaire de s’y préparer pour qu’il soit productif.
Voici quelques conseils !
Tout d’abord, à quoi sert l’entretien annuel ?
Il permet de faire un point annuel complet avec votre N+1 sur vos résultats, en les comparant avec les objectifs fixés. Il permet faire le point également sur les moyens mis à votre disposition pour attendre ces objectifs. Qu’il s’agisse de budget, de temps de travail, de matériel ou de formation, l’entretien annuel d’évaluation est un temps d’échange prévu pour valoriser vos actions et votre mission.
Enfin, cet entretien permet également de définir vos objectifs à venir et de vous projeter sur les évolutions de vos missions ou de votre poste.
Pour que l’entretien annuel soit réussi, il doit également prendre le fonctionnement du service et de l’entreprise. C’est-à-dire vos relations avec votre manager mais également l’équipe qui vous entoure et vos autres interlocuteurs. Comment travaillez-vous ? De façon cloisonnée ? Ouverte ? En collaboration les uns avec les autres ? Pouvez-vous compter sur les autres et peuvent-ils compter sur vous ?
La reconnaissance de vos résultats est importante mais votre rôle au service du collectif l’est également, vision essentielle qui requiert une vision globale et une force de proposition importante.
Avant l’entretien
Vous préparer est fondamental pour réussir votre entretien.
Pour cela, il vous faut réaliser une auto-évaluation en étant le plus objectif possible. Il est également nécessaire d’être dans un état d’esprit constructif, orienté solutions et non problèmes.
Prêts ? Allons dans le détail.
Faire le Bilan
Pour vous préparer à votre entretien annuel, il est nécessaire de faire le bilan de l’année écoulée.
Pour cela, il faut comparer vos objectifs et les résultats obtenus mais également faire un retour sur les événements marquants de l’année, pour l’entreprise et pour vous.
Quels sont les résultats de l’année dont vous êtes le plus satisfait et quels points forts vous ont permis de les atteindre ? Quels sont, à l’inverse, les résultats qui vous ont le plus déçus et pourquoi ? Avec le recul, quels facteurs auraient facilité votre réussite ?
Pensez objectifs !
Il convient également de vous préparer à cette partie de l’entretien, même si votre manager vous fixera les objectifs pour l’année à venir.
Ceci consolide votre posture, votre rôle et votre implication.
Pour cela, posez-vous les questions suivantes :
De mon point de vue, quels sont les objectifs pertinents pour accompagner mes axes d’amélioration ?
Comment m’organiser pour atteindre mes objectifs ?
De quels moyens dois-je disposer pour faciliter l’atteinte de mes objectifs ? (Formation, Organisation, Délégation, Temps, Outils…)
Parmi ces moyens, quelle assistance ma hiérarchie doit elle m’apporter ?
Et sur l'évolution professionnelle?
Il est important de réfléchir également à votre projet professionnel et aux évolutions possibles dans votre entreprise. Bien que différent de l’entretien professionnel mis en place suite à la réforme de la formation professionnelle de 2014, la question de l’évolution professionnelle fait partie intégrante de l’entretien annuel.
Par ailleurs, certaines entreprises couplent les deux entretiens dans une logique de gestion des compétences impliquant le collaborateur.
Dans votre fonction, quels sont les développements que vous souhaitez voir à court, moyen ou long terme ? Dans l’activité globale de votre environnement professionnel (Service, Département, Direction, …), quelles sont les activités qui vous attirent et que vous souhaitez exercer ?
Une fois ces éléments listés, il est important de les mettre en lien avec les axes de développement et de progression mis en avant par votre entreprise pour en tirer des propositions réalisables.
L’attitude
Durant cette phase de bilan et de projection, il est important de se montrer constructif, force de proposition et de penser « solutions ». Imaginez que vous ayez échoué sur un dossier ou projet, car vous estimez que vous ne disposez pas de moyens suffisants. Deux solutions s’offrent à vous :
Soit, vous critiquez votre manager et dénoncez le manque de moyens comme seul responsable de cet échec.
Soit, vous en assumez la responsabilité, et vous exposez calmement les raisons de cette « non atteinte » de l’objectif en proposant une solution alternative, ou en suggérant de nouvelles méthodes pour améliorer votre travail.
Il va de soi que cette deuxième option sera toujours largement plus appréciée.
Montrer que vous êtes capable de proposer une solution à chaque difficulté rencontrée vous fera gagner en crédit lors de l’entretien annuel. D’une part, vous simplifiez la tâche de votre manager, et d’autre part vous adoptez un mode de raisonnement constructif et autonome qui vous aidera dans vos tâches quotidiennes
Pendant l’entretien
Ça y est, vous y êtes ! C’est le jour de votre entretien annuel mais vous ne savez pas exactement comment cela va se dérouler… Bien sûr, chaque entretien est différent mais voici les points qui seront abordés.
Analyse des objectifs de l’année : atteints, dépassés ou non-atteints
Objectifs atteints ou dépassés : Dans ce cas, pas grande chose à dire si ce n’est de se poser la question : « Comment faire en sorte d’améliorer encore mon travail ? Si vous avez dépassé vos objectifs, pensez toutefois à vous demander si cela est dû à un évènement exceptionnel ou non.
Objectifs non atteints : N’essayez pas de vous justifier à tout prix ! Admettre ses erreurs et reconnaître sa part de responsabilité sera toujours bien vu mais cela ne veut pas dire que « tout est de votre faute », loin de là.
Sans rentrer dans le conflit, essayer de réfléchir préalablement aux raisons de cette non-atteinte des objectifs.
Pour cela, il faut identifier les raisons :
Les objectifs étaient-ils réellement atteignables ?
Disposais-je de moyens suffisants pour les atteindre ?
Y-a-t-il eu des freins (accompagnement insuffisant, dysfonctionnement, évènement inattendu…) à l’atteinte des objectifs ?
Une fois les raisons identifiées…qu’est-ce que l’on fait ? Il est nécessaire de construire un plan d’action avec votre manager pour faire en sorte d’atteindre les prochains objectifs en prenant en compte les critères auxquels vous attribuez la non-atteinte des objectifs.
Enfin, n’oubliez pas que l’enjeu majeur de l’entretien annuel est de vous évaluer en termes de performance et d’atteinte des résultats dans un objectif d’évolution général.
Analysons les compétences : mes points forts et mes points d’amélioration
La deuxième partie de l’entretien individuel consiste à analyser vos forces et vos points d’amélioration dans l’exercice de votre travail, en vous détachant des objectifs.
L’idée est de se placer dans une approche plus globale.
Quelles sont vos forces ? Ce sont les tâches qui vous réussissent, celles dans lesquelles vous vous sentez à l’aise, ou dans lesquelles vous avez des facilités. Si bien sûr votre analyse est objective et validée par votre supérieur hiérarchique, faire le point sur vos forces lui permettra de mieux vous connaître, de cerner les tâches sur lesquelles il peut vous faire confiance à 100%, et de savoir quelles missions il peut vous confier sans que cela ne vous pose de problèmes.
Quelles sont vos points d’amélioration ? D’autres tâches vous posent davantage de problèmes dans leur exécution : vous avez plus de mal à les mener à bien, vous les réalisez plus lentement, ou simplement vous sentez que vous pouvez encore progresser dans tel ou tel domaine.
A vous de faire preuve d’objectivité et de lucidité dans cette analyse. Elle vous permettra, en concertation avec votre manager, soit de redéfinir votre mission en vous déchargeant de tâches qui vous posent problème, soit de trouver des solutions pour combler ces lacunes ou de vous faire progresser dans un ou plusieurs domaines.
Mon avenir professionnel
Cette partie de l’entretien concerne deux points : vos formations à venir et vos souhaits d’évolution.
La partie formation découle directement de l’analyse des compétences. Si vous êtes peu à l’aise avec un outil informatique par exemple, vous ressentez légitimement le besoin de vous former davantage.
Aussi, demandez-vous en amont de l’entretien comment vous pouvez évoluer et mieux vous connaitre. Qu’est-ce qui vous conviendrait ? Une formation en développement Personnel ? Le renforcement de vos compétences techniques ? Une formation en management ? A vous de noter par écrit, lors de la préparation de votre entretien, les domaines dans lesquels vous souhaitez améliorer vos compétences et/ou connaissances.
Vous argumenterez vos demandes auprès de votre manager durant l’entretien
Enfin, et c’est probablement le point de l’entretien annuel qui a le plus d’importance pour vous, abordez vos souhaits d’évolution et de mobilité. Vous avez fait le point sur votre projet professionnel durant votre préparation de l’entretien.
Présentez alors votre vision à court, moyen ou long terme à votre manager. La décision d’une évolution professionnelle est bien entendue subordonnée à l’accord de l’entreprise. En parler vous permettra justement de voir si cette intention est réalisable, si cette évolution est envisageable, et sous quelle(s) condition(s).
Après l’entretien : le suivi
Selon les entreprises, ce suivi peut avoir lieu à différentes périodicités : une fois par trimestre, à mi-parcours, … Profitez de ces réunions intermédiaires pour mettre en avant vos actions entreprises, vos réussites, vos difficultés à résoudre certains problèmes.
L’assiduité et la rigueur dont vous ferez preuve lors du suivi de l’entretien annuel montreront à votre supérieur que vous êtes capable d’intégrer rapidement les remarques et de mettre en application les mesures prises en commun.
Enfin, n’oubliez pas que cet entretien vise à évaluer à la fois vos résultats, mais aussi vos capacités et votre implication. Il permet avant tout de faire un point sur votre évolution au sein de vos missions et de l’entreprise. Avec une bonne préparation et une posture axé « solutions », vous pourrez prendre part à la définition de vos objectifs !